Die Veranstaltung Barrierefreie Worddokumente/ PDFs erstellen wurde im Rahmen der internen Qualifizierungen der Regionalbüros Alter, Pflege und Demenz NRW organisiert. Am 20. November trafen sich 15 Mitarbeiter/innen aus den Regionalbüros um gemeinsam über Hintergründe, dieses doch erst einmal für viele auf den ersten Blick irritierenden Themas, zu diskutieren und anschließend praktische Übungen zur technischen Umsetzung durchzuführen.
Im Zuge der Digitalisierung werden viele Dokumente am Computer mit Microsoft Word erstellt und online versandt. Vielfach erfahren blinde und sehbehinderte Menschen hier Barrieren. Insbesondere mit steigendem Alter spielt dies für unsere Zielgruppen eine große Rolle. Die übermittelten Inhalte sind nicht zugänglich. Im Workshop wurden Techniken eingeübt und zum Thema sensibilisiert.
Hintergrund
Zu Beginn wurde zunächst die Arbeit des Kompetenzzentrum Selbstbestimmt Leben für Menschen mit Sinnesbehinderung im Haus der Techik in Essen vorgestellt. Anschließend wurde anhand von Beispielen gezeigt, welche Barrieren im Kontext von Word-Dokumenten im Alltag auftreten. Zur Sensibilisierung wurden verschiedene Ansichten eines Formulars aus Perspektive von Menschen mit unterschiedlichen Sehbeeinträchtigungen sowie Technische Instrumente mit denen diese Personen elektronische Dokumente lesen (Screenreader, Bildschirmlupe und Braillezeile) vorgestellt. An einem Selbstversuch mit Brillen, die verschiedene Sehbeeinträchtigungen simulieren, wurde erlebbar verdeutlicht, welche Probleme auftreten können.
Technische Umsetzung
Im zweiten Teil des Workshops ging es dann an die Technik. Am Beispiel von Microsoft Word wurden die Grundlagen zur Erstellung barrierefreier/-armer Dokumente vermittelt.
Wichtige technische Merkmale zur Umsetzung eines barrierefreien Dokuments sind:
- Auswahl der richtigen Schriftart (ohne Serifen, Empfehlung: Verdana),
- Kursiv und Unterstreichungen gleichzeitig vermeiden,
- Fette Auszeichnungen können gut wahrgenommen werden,
- Groß- und Kleinbuchstaben verwenden,
- Schriftgröße mindestens 12 Punkt (besser 14 oder 16 Punkt),
- Empfohlener Zeilenabstand: 1,5,
- Texte nicht durch eigene freie Formatierungen gestalten sondern auf die integrierten Formatvorlagen zurückgreifen und diese ggf. modifizieren.
In einer ersten Übungsphase wurde für das Gelernte umgesetzt. Für einige der Teilnehmenden brachte es AHA-Effekte. Die einfache Vorgehensweise war teilweise jedoch nicht einfach zu verstehen, da es bisherige Praktiken aus dem Büro-Alltag in Frage stellte.
Weitere Technische Tricks im Anschluss:
- Keine Abstände durch Leerzeilen erzeugen (Enter/Eingabe-Taste),
- nutzen Sie die Umbruchfunktionen (Seitenumbruch),
- lassen Sie sich nicht druckbare Zeichen anzeigen,
- nutzen Sie ggf. manuelle Zeilenumbrüche,
- achten Sie auf Farben und Kontraste,
- schreiben Sie linksbündig (vermeiden Sie Blocksatz),
- setzen Sie Alternativtexte (Bildbeschreibung),
- vermeiden Sie Tabellen, die nicht notwendig sind. Wenn notwendig, beschreiben Sie die Tabelle. Wenn Sie Tabellen nutzen, halten Sie die Spaltenzahl in Grenzen,
- bilden Sie keine Tabellen durch Bilder ab,
- für Nummerierungen und Aufzählungen verwenden Sie ausschließlich die von Word dafür vorgesehenen Funktionen
- speichern Sie Ihr Dokument als .doc, .rtf, .pdf, .txt (ggf. alle vier Formate versenden),
- nutzen Sie die interne Prüfung von Microsoft Word um Ihr Dokument auf Barrierefreiheit zu prüfen (Fehler, Warnungen und Tipps),
- nutzen Sie den Dokumententitel,
- maskieren Sie Links und schreiben diese nicht im Klartext aus.
Die Referentin machte sehr deutlich, dass die Teilnehmenden sich nicht an dem orientierten sollten, was technisch möglich ist, sondern am Alltag, den Kompetenzen und der Ausstattung der Adressatinnen und Adressaten.
Am Ende sollten die Dokumente mit Hilfe der Barrierefreiheitsprüfung geprüft und korrigiert werden.
Der Screenreader liest zu Beginn den Dokumententitel vor. Dieser sollte in den Dateieigenschaften sinnvoll hinterlegt werden.
Materialien zum Workshop
Links zum Beitrag
Thematische Links:
Anhänge / Tipps
- Broschüre des Deutschen Blinden und Sehbehindertenverbandes: Leserlich – Schritte zu einem inklusiven Kommunikationsdesign
- Lupenfunktion des Betriebssystems zum Testen nutzen ([Windows-Taste] + [+])
- Sprachausgabe testen mit NVDA (Non Visual Desktop Access) / JAWS (40 Minuten Demoversion)
- PAC 3: PDF Accessibility Checker